Proses dokumentasi data secara fisik merupakan proses dokumentasi manual. Proses dokumentasi ini sangat menyita waktu terutama bila dokumentasi sudah terlalu banyak dan kita membutuhkan salah satu atau beberapa dokumen tersebut, maka waktu yang dibutuhkan untuk proses pencarian akan lama. Kendala lain yang sering dihadapi yaitu documen tidak lengkap, document rusak atau tidak terbaca. Memerlukan ruangan atau tempat dan perawatan khusus untuk menyimpan dokumen - dokumen tersebut. Laporan SIPKD dan Pengajuan Jabatan Fungsi Akademik yang mengharuskan setiap dosen memberikan laporan bukti fisik yang sudah di scan dalam bentuk digital, sehingga dosen harus meluangkan waktu untuk melakukan proses tersebut. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun suatu aplikasi e-file untuk membantu proses pengumpulan data dosen baik secara individu maupun lembaga melalui Biro Adminisstrasi Akademik pada perguruan tinggi. Mengetahui letak penyimpanan arsip data dokumen fisik secara cepat. Mendokumentasikan data dokumen fisik yang ada ke dalam bentuk file untuk setiap dosennya. Menghasilkan laporan kelengkapan dokumen sebagai penunjang persiapan proses pelaporan di SIPKD maupun Pengajuan Jabatan Fungsi Akademik. Penelitian ini akan dikerjakan dengan menggunakan metode rekayasa sistem berbasis komputer berdasarkan prinsi-prinsip rekayasa perangkat lunak (Software Engineering) melalui tahapan pengembangan berdasarkan daur hidup (System Development  Life Cycle = SDLC). SDLC terdiri dari Analysis, Design, Implementation, Testing, dan Evaluation. Tahapan-tahapan ini dapat dilakukan secara overlap atau bersiklus. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah berupa sebuah aplikasi e-file yang dapat membantu mengatasi proses dokumentasi pada tingkat lembaga perguruan tinggi sehingga dokumen dalam bentuk file dapat dengan mudah ditemukan dan dengan mudah pula melihat status dokumen tiap dosen sudah lengkap atau belum. Dengan system ini juga akan dengan mudah menemukan letak dokumen fisik tersebut tersimpan.

Kata Kunci: e-file, dokumen, arsip